Mire figyelj oda, ha minőségi, prémium konferenciát szeretnél szervezni?

Egyszerű a válasz. Mindenre. Egészen pontosan minden apró részletre.

Egy konferenciára elsősorban a tartalom miatt érkezik a sok érdeklődő, itt is sokat számít a csomagolás. Ahogy két ember találkozásakor fontos első benyomás, egy konferencia esetében is az első pillanatokban eldönti a vendég, hogy jó vagy rossz helyen jár.

Nézzünk néhány apróságot, amivel javíthatunk az első benyomáson!

A bejáratnál álló hoszteszlányok, hoszteszek, egységes ruházatban legyenek. Ez azt közvetíti az érkezőnek, hogy jó helyen jár, itt rend és fegyelem van.

A terembe lépve a projektoron, a monitorokon a rendezvény logója, címe szerepeljen, ne egy Windows-os háttérkép vagy egy családi fotó, ne adj isten egy el nem indított prezentáció.

Ha már prezentáció…

Az ajtók nyitása után már nagyon bénán néz ki, ha az előadó a gépen szöszmötöl. Nem szerencsés a nézők szeme láttára szerkeszteni a diákat. Még akkor sem, ha a vetítő le van kapcsolva. Jogosan vetődik fel a kérdés, hogy a fél éve meghirdetett rendezvényre miért az előadás előtti percekben kell szerkeszgetni a prezentációt.

A prezentációk feltöltését ne a nézők szeme láttára végezd! Kérd be minden előadótól előző nap a diákat és töltsd fel ajtónyitás előtt az előadói gépre. Aki járt fizikaórára tudja, hogy a gáz minden esetben kitölti a rendelkezésre álló helyet. Az előadó pedig éppen olyan mint a gáz. Mindig kitölti a rendelkezésre álló időt. Ha kedd reggel 9ig kell leadni egy ppt fájlt, akkor az 8 óra 59 perckor fog megérkezni. Véletlenül sem egy nappal korábban. Ha te bekéred egy nappal előbb és megmondod, hogy nincs más lehetőség, mert elő kell készíteni a vetítőt, akkor mindent meg fogsz kapni egy nappal előbb.

Használj hangulatfényeket! A fény minden esetben jó hatással van az emberek közérzetére. Egy szépen világított terembe öröm megérkezni. Ha a terem alapból sötét, akkor – és a kamera miatt egyébként is – a színpad mindenképp legyen megvilágítva, ami belépéskor nagyon profi hatást kelt.

Ha megoldható, tedd otthonossá a termet virággal, egyéb dekorációs elemekkel. Ne feledd, 6-8 órát fogtok eltölteni a helyiségben!

Mindenképp figyelj arra, hogy a stábtagok elkülönülten tudjanak pihenni, felkészülni a konferencia ideje alatt. Semmiképpen ne az előadások helyszínén,  a vendégek szem láttára fogyasszák el a sajtos zsömléjüket. Tudom, nincs jobb a teremben terjengő házi fasírt illatánál, de a stáb ne az előadótérben reggelizen!

És végül – bár nem feltétlenül első benyomás –  ne az előadó babráljon a mikrofonnal és a kivetítéssel! Főleg ha nem ért hozzá.  Tessék technikust kérni az eszközök beállításához, mert hiába minden igyekezet a fényekkel, a diákkal, a jó tartalommal, tuti mindenki emlékezni fog rá, hogy az előadó mennyit bénázott a mikrofonnal és a többi technikával.

És hogy jön mindez a videókészítéshez? Az első benyomás tovább él a hangulatvideóban, és  a fasírtszaftos szájú kolléga örök emlékként vonul be a cég emlékkönyvébe.